Aira Tammemäe, AT Treeningute treener: Aega antakse igale inimesele ööpäevas ühepalju. Miks siis mõned jõuavad rohkem kui teised? Tundub, et mõned raiskavad vähem. Millele tüüpiliselt aega raisatakse? 1. Ebameeldivate tegevuste mittetegemiseks põhjuste nuputamine. Ma ei ole kohanud ühtegi meeldivat tööd, kus ei oleks ühtegi ebameeldivat tegevust. Seega on ainus võimalus need ebameeldivad tööd kiiresti ja kohe hommikul ära teha, et ülejäänud päev raisku ei läheks 2. E-kirjade lugemisele. Lahenduseks on kaks tehnikat: a) ära ava ühtegi kirja enne õiget aega (enda ja koostööpartneritega kokkulepitud) ja kui see aeg on käes, ära tee midagi muud peale e-kirjade lugemise/vastamise; b) ava kiri kohe, kui see tuleb ja vasta ka kohe. Tüüpiline raiskamine on see, et kirja küll loetakse kohe, aga vastamine lükatakse hiljemaks. Nii teeb inimene kaks korda ühte tööd, sest vastamise ajaks on ta sisu juba osaliselt unustanud. Tean inimesi, kes saavad päevas ligi sada e-kirja. Korruta see 30 sekundiga, mis kulub ühe meili korduslugemiseks ja saad ligi tunni raisatud aega. 3. Autoga sõitmisele. Lahenduseks on sisustada see aeg kasulikult. Sobivad nii mõtlemine (aga siis tõesti mõtlemine, millel on konkreetne struktuur), telefonikõnede tegemine (turvaliselt!), ettekannete ettevalmistamine (lindistusseadmed on siinkohal parimad lahendused) ja nõupidamised töökaaslastega (näiteks võid oma alluva või kliendi sealjuures õhtul koju viia). Tartusse saab, muide, rongiga palju mugavamalt sõita kui autoga, sealjuures ka arvutis tööd teha. 4. Lõõgastumisele pingelisest tööst. Lahendus on teha tööd võimalikult mõnusal moel. Näiteks pidada arenguvestlust pargis jalutades või koostada osakonna arengukava põnevat sööki valmistades. Mulle endale tulevad vajalikud lahendused pähe sageli head raamatut lugedes. Kokkuvõttes ei saavutata rahulolu mitte 24 tunni jagamise kaudu enda, töö ja lähedaste vahel (8 + 8 + 8), vaid kõik 24 tundi tuleks elada nii, et iga hetk on kasulik. Mis teeb sekretärist hea sekretäri? Merle Vaab, Kagu piirivalvepiirkonna juhiabi, aasta sekretär 2006: Hea sekretär on alati inimeste jaoks olemas. Ta teeb rohkem, kui temalt oodatakse ja kui ametijuhend ette näeb. Hea sekretär suudab näha asju, mis on nähtamatud. Ta suudab ennast kiiresti ümber orienteerida ühelt ülesandelt teisele ning on alati sõbralik ja pühendunud. Hea sekretär on palju enamat kui lihtsalt kohvikeetja. Hea sekretär on asutuse hing. |
