Tehnika

Infohaldus on enamiku firmade igapäevarutiin. Selleks, et süsteem pidevalt toimiks, kasutatakse infohaldustarkvara, mille juurutamine võib kaasa tuua põhimõttelisi uuendusi kogu ettevõtte töökorralduses, kirjutab Hanneli Rudi MicroLinki ja Directori koostöös valminud ajakirjas Think!.

«Niipea, kui ettevõttel on olemas kas või üksainus dokument, saab alguse ka infohalduse protsess, sõltumata sellest, kas seda teadvustatakse või mitte,» tõdes Eesti Äriarhiivi konsultant Raivo Ruusalepp.

VIIMASED KOMMENTAARID nipitiri kuigi info kogumine  võib oluline olla,  siis mõtlemise  muutumisest ma siit  küll midagi teada ei  saanu... tunguuz Tekstil ju tegelikult  vaid 1 eesmärk - müüa  veel mõnele  ettevõttele maha asi  nimega "Livelink". Muu  ... Teised kommentaarid

Kuna olulist infot ollakse harjunud vormistama ja talletama just dokumendi kujul, siis sellega seotud tegevustest kasvabki välja infohaldus.

MicroLinki turundusjuhi Raul Leppiku sõnul räägitakse tänapäeval asutuse informatsiooni haldamise kontekstis peamiselt dokumendihaldusest ja veebisisu haldusest, mis on omaette töölõigud.

Tegelikult jaguneb ettevõtte infohaldus kaheks – sisuline ja koostöö pool. Sisulise poole moodustavad näiteks dokumendi- ja veebisisu haldus, erinevad majandustarkvara lahendused, andmebaasid ehk kohad, kus informatsiooni talletatakse. Koostöö tekib aga töötajate omavahelise suhtlemise ja informatsiooni vahetamise käigus.

Vajadus infohalduse korrastamise järele tekib firmadel enamasti siis, kui olemasolevat infot enam üles ei leita.

Tekib vajadus luua mingeidki süsteeme, mis aitaksid infot süstematiseerida, leidis Livelinki tarkvarakonsultant Anu Ehamaa. Asutuse infohalduse korrasolekut näitab see, kas kasutusel olev süsteem sisaldab kogu vajalikku infot või liigub osa infot süsteemist mööda.

Raivo Ruusalepa sõnul on dokumendihalduse programmide puhul näiteks tavaline, et seal registreeritakse ainult paberil saabunud dokumente, mitte aga elektroonilist suhtlust. Nii võib asutuse tööd analüüsides jääda mulje, et ettevõttel dokumente justkui polegi, samas on töötajate e-kirjakastid kirjadest tulvil.

Korrektsem ja tulemuslikum oleks, kui ka elektroo niline suhtlus kajastub keskses infosüsteemis, mille abil on võimalik jälgida asutuse tööd ning teha juhtimisalaseid otsuseid.

Hea tava määrab, mis infoga toimub

Esmalt tasub Anu Ehamaa sõnul otsustada, milline info on ettevõttele tähtis. Info tähtsus sõltub aga suuresti firma spetsiifikast – mõni tahab alustada kliendisuhete haldamisest, teisele on oluline kõik lepingutega seonduv.

Ka soovitab Ehamaa uurida, kuidas teised sama valdkonna firmad oma analoogseid probleeme lahendavad. Aga miks mitte kiigata kogemuste saamiseks ka piiri taha, näiteks Lätti, Leetu ja Soome, kus probleemid on ligikaudu samad.

Äärmiselt tähtis on Ehamaa arvates paika panna hea tava, mida ja kuidas peavad töötajad infoga tegema ning alles järgmise sammuna otsustama, kuidas ja millega infot hallata.

«Alustada tuleks ühtsete reeglite kehtestamisest firmas. Enne tarkvara kasutuselevõttu tuleb reeglid nagunii valmis teha, sest tarkvara ise ei tee ju midagi,» ütles Ehamaa. Et mistahes infosüsteemide juurutamine on väga kallis ja töömahukas ning neid vajatakse aastateks, siis tasuks enne infohalduse korrastamist mõelda, millisena nähakse ettevõtet näiteks viie aasta pärast.

Tänapäeval ei tähenda infohalduse arendamine tervete süsteemide väljavahetamist või uute ostmist.

Enne uue tarkvara soetamist tuleks uurida, mida annab ära teha olemasolevate vahenditega. Mõnikord piisab probleemi lahendamiseks lihtsast Exceli tabelist, liideste loomisest olemasolevate süsteemide vahel või ka töötajate koolitamisest.

Paljudel ettevõtetel on juba eri laadi tarkvara nn tugifunktsioonideks (raamatupidamine, personalitöö jmt) ning hästi korralik ja efektiivne lahendus ärilise poole toetamiseks. Sellest hoolimata kulub tugifunktsioonide teostamiseks palju aega ja vaeva, sest kasutusel olevad süsteemid ei suuda omavahel suhelda.

Näiteks tuleb elektrooniliselt loodud info, selleks et see liiguks kliendi teenindusest raamatupidamisse, vahepeal välja trükkida. «Aga kui panna näiteks kliendihaldussüsteem suhtlema raamatupidamisprogrammiga, võimaldab see juba suurt kokkuhoidu, kuigi ei tundu nii õilsa tegevusena kui uue vinge süsteemi püstipanemine,» selgitas Raivo Ruusalepp.

Kasu, mis pisikeste süsteemiliideste loomisel tekib, on täiesti arvestatav, eriti kui on palju kliente, palju suhtlemist või luuakse arvukalt dokumente.

Tugiteenus tagab programmi arengu

Ettevõtte jaoks sobivat infohalduse tarkvara otsides soovitab MicroLinki turundusjuht Raul Leppik meeles pidada, et tänapäeval on kõigi turul olevate dokumendi- või infohaldusprogrammide funktsionaalsus sama. Ei ole enam nii, et üks on hästi vägev ja teine oluliselt kehvem, isegi kui võrrelda Eestis väljatöötatud lahendusi välismaa omadega.

«Lihtsalt mõnel programmil on ülaservas rohkem oranži ja teisel sinist, üks registreerib dokumenti ühtmoodi, teine teistmoodi, aga kõik nad registreerivad dokumente, jagavad informatsiooni ja neist kõigist on võimalik kiiresti infot leida.»

Seetõttu on programmi valides muutunud oluliseks see, kas soetatav programm (aga ka firma, kes seda pakub) ka mõne aasta pärast turul on. Kasutaja jaoks on väga oluline hilisem tugiteenus, mis tagab, et ilmnenud vead saaksid parandatud, programm areneks edasi ja vastaks tänapäeva nõuetele.

> Loe edasi